一、管理要求和管理職責(zé)

1、科研儀器設(shè)備的建檔工作需納入單位的日常管理工作中，與科研儀器設(shè)備的計(jì)劃管理、采購(gòu)供應(yīng)和運(yùn)行維護(hù)等管理工作同步進(jìn)行。

2、科研儀器設(shè)備檔案應(yīng)真實(shí)、完整地反映科研儀器設(shè)備的購(gòu)置、驗(yàn)收、運(yùn)行、管理、維修、改造等全過程。

3、單位分管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)：保證單位科研儀器設(shè)備建檔及檔案管理工作所需的工作條件，定期檢查和研究解決儀器設(shè)備建檔及其檔案管理工作中的實(shí)際問題。

4、設(shè)備管理部門職責(zé)：負(fù)責(zé)組織科研儀器設(shè)備自調(diào)研立項(xiàng)至報(bào)廢前的所有文件和技術(shù)材料的收集、整理、立卷并歸檔，按期將運(yùn)行維護(hù)，年度報(bào)告等跟蹤材料及時(shí)歸檔。

二、建檔原則與歸檔標(biāo)準(zhǔn)

1、單位所有科研儀器設(shè)備均應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)資產(chǎn)管理要求建立嚴(yán)格的臺(tái)帳管理制度，確保帳物相符。

2、直接用于從事科研活動(dòng)的儀器設(shè)備，其中標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備單臺(tái)(套)價(jià)值在人民幣萬(wàn)元以上的必須建檔。

三、歸檔范圍

（一）科研儀器設(shè)備采購(gòu)階段

1、科研儀器設(shè)備選型論證材料（可行性研究報(bào)告等）；

2、科研儀器設(shè)備購(gòu)置請(qǐng)購(gòu)單；

3、購(gòu)置“科研儀器設(shè)備”的批復(fù)文件；

4、機(jī)電設(shè)備進(jìn)出口職能部門審批文件或復(fù)印件；

a．機(jī)電設(shè)備進(jìn)口登記表；

b．進(jìn)口許可證；

c．最終用戶與用途說(shuō)明；

d．代理協(xié)議的付款通知書。

5、對(duì)外貿(mào)易商務(wù)簽約“合同”（外貿(mào)合同書）；

a．報(bào)價(jià)單和合同附件；

b．技術(shù)協(xié)議；

c．商務(wù)技術(shù)談判備忘錄。

6．進(jìn)口科研儀器設(shè)備申請(qǐng)“海關(guān)減免稅”文件；

7．海關(guān)批準(zhǔn)“進(jìn)口貨物(科教用品)海關(guān)減免稅”證明；

8．海關(guān)報(bào)關(guān)單；

9．進(jìn)口設(shè)備空運(yùn)單、海關(guān)提單、運(yùn)輸保險(xiǎn)單。

（二）科研儀器設(shè)備驗(yàn)收階段

1．設(shè)備到貨裝箱單、開箱檢驗(yàn)記錄與破損記錄(照片)；

2．設(shè)備使用說(shuō)明、安裝手冊(cè)、操作手冊(cè)、質(zhì)保書、合格證、隨機(jī)技術(shù)資料；

3．商檢局檢驗(yàn)結(jié)果單、進(jìn)口商品檢驗(yàn)申請(qǐng)單等；

4．進(jìn)口商品質(zhì)保期間內(nèi)故障報(bào)告單；

5．商檢局出具品質(zhì)、數(shù)量證書；

6．進(jìn)口商品對(duì)外索賠、維修，更換貨物出口報(bào)關(guān)單；

7．儀器設(shè)備現(xiàn)場(chǎng)安裝和調(diào)試記錄；

8．儀器設(shè)備驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；

9．儀器設(shè)備專業(yè)貨款結(jié)算發(fā)票憑證；

10．設(shè)備管理部門固定資產(chǎn)入庫(kù)驗(yàn)收單；

11．儀器設(shè)備固定資產(chǎn)管理檔案建檔卡片臺(tái)帳登記表。

（三）科研儀器設(shè)備使用運(yùn)行階段

1．科研儀器設(shè)備隨機(jī)技術(shù)資料檔案材料目錄；

2．科研儀器設(shè)備操作規(guī)程；

3．科研儀器設(shè)備使用管理規(guī)定；

4．科研儀器設(shè)備使用維修計(jì)劃；

5．科研儀器設(shè)備故障維修更換部件記錄報(bào)告；

6．科研儀器設(shè)備定期檢查、校驗(yàn)（標(biāo)定）記錄。

四、建檔與整理要求

1、從設(shè)備購(gòu)置到設(shè)備驗(yàn)收(設(shè)備到質(zhì)保期滿)過程中的管理性文件和技術(shù)性文件，均由設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)收集、積累(科研儀器設(shè)備使用部門形成的相關(guān)文件材料并入設(shè)備管理部門)，經(jīng)整理、立卷后歸檔。

2、設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)設(shè)備隨機(jī)文件材料以及設(shè)備開箱、調(diào)試驗(yàn)收、使用記錄等文字材料的收集、積累、整理登記。大、中型設(shè)備的開箱驗(yàn)收必須有設(shè)備管理人員參加，監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)設(shè)備文字材料和技術(shù)材料的清點(diǎn)、驗(yàn)收工作。

3、設(shè)備使用單位要認(rèn)真做好設(shè)備到貨前后、運(yùn)行的文字材料形成、積累和歸檔工作。做好設(shè)備技術(shù)材料整理歸檔，為今后設(shè)備的使用、維修、改造做到動(dòng)態(tài)跟蹤管理。及時(shí)提交相關(guān)記錄補(bǔ)充建檔，確保設(shè)備文件的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。

4、設(shè)備文字材料須使用規(guī)定書寫工具填寫、字跡工整，圖樣清晰。

5、設(shè)備文字材料歸檔保存時(shí)原則上應(yīng)為原件。重要和經(jīng)常使用的文件材料應(yīng)酌加副本。

6、設(shè)備建檔由設(shè)備管理部門實(shí)行初步立卷的原則。設(shè)備驗(yàn)收完成和進(jìn)口設(shè)備索賠期滿后，資產(chǎn)管理部門的專(兼)職人員應(yīng)及時(shí)將形成的設(shè)備所有文件材料整理組卷。

7、將購(gòu)置設(shè)備文件及管理文件放入首卷，其余設(shè)備技術(shù)文件材料按設(shè)備的工作程序及重要程度，依次系統(tǒng)排列。卷內(nèi)的文件材料應(yīng)按文字材料在前，圖表在后的順序排列。

8、設(shè)備文件材料采用卷盒的保管形式，圖件按卷盒規(guī)格疊成手風(fēng)琴式。引進(jìn)設(shè)備文件的材料可裝卷盒或按其自然狀態(tài)保管。

9、對(duì)按卷管理的設(shè)備檔案組卷后應(yīng)編寫頁(yè)號(hào)，凡有文字的頁(yè)面均為一頁(yè)，每卷頁(yè)號(hào)從1開始編寫，頁(yè)號(hào)位置在非裝訂線一側(cè)的上角；對(duì)按件管理的設(shè)備檔案，每件應(yīng)加裝軟卷皮，逐項(xiàng)認(rèn)真填寫并加卷內(nèi)順序號(hào)；對(duì)不裝訂文件裝盒的歸檔材料，在每件文件右上角加蓋上有檔號(hào)、件號(hào)的戳記章，并逐項(xiàng)填齊內(nèi)容。

10、填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表。歸檔的案卷應(yīng)填寫卷內(nèi)文件目錄。卷內(nèi)目錄可打印或使用規(guī)定書寫工具正楷填寫，字跡要工整、清晰，頁(yè)面要整潔，不得涂改。

案卷備考表中應(yīng)寫明本案卷圖紙和文件材料的總頁(yè)數(shù)，并對(duì)文件材料的完整、準(zhǔn)確程度、損壞、缺少情況加以說(shuō)明。案卷內(nèi)的圖紙和文字材料需要變更、修改時(shí)，由檔案管理人員及時(shí)在備考表上注明。

11、設(shè)備文件材料中的非紙質(zhì)載體材料應(yīng)歸檔，需要使用時(shí)可辦理借閱，存檔時(shí)應(yīng)放人特殊載體檔案的專柜保管，并按要求標(biāo)明參見號(hào)。

12、設(shè)備文件材料保管期限的確定原則：設(shè)備文件材料的價(jià)值作為設(shè)備的組成部分而存在，其保管期限與設(shè)備共存。

五、設(shè)備檔案的管理和借閱

1、設(shè)備管理部門和課題組應(yīng)隨時(shí)收集設(shè)備在使用和運(yùn)行中形成的文件和工作記錄，根據(jù)設(shè)備管理情況對(duì)檔案進(jìn)行必要的補(bǔ)充。

2、對(duì)已歸檔的設(shè)備檔案，一般不允許更改。如確需更改，科技人員需提出更改內(nèi)容和理由，填寫更改申請(qǐng)書，經(jīng)設(shè)備使用部門負(fù)責(zé)人或設(shè)備管理部門批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行修改。

3、設(shè)備檔案材料未歸檔前，一般不外借。設(shè)備檔案一般只允許設(shè)備使用單位的人員借閱；非使用單位人員因工作需要借閱有關(guān)檔案，需經(jīng)設(shè)備管理部門同意后在所在地閱覽。

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